会社で働いていて、電話を受けることは多いと思います。 外回りの営業であっても、携帯電話にかかってくる電話を含めたら相当な数の電話を一日に受けているでしょう。 電話でのトラブルに最もつきものなのは、言ったつもりの言葉不足、聞いていないなどの伝達漏れです。 自分では発信していたはずの情報が電話の相手に伝わっていない。 また、自分では確かにそう聞いたはずの情報を、相手はそんなこと言っていないという。 これらのトラブルを防ぐ第一歩は、電話メモです。 ただし、メモとは言っても、小さく切った紙切れに書いては何の問題解決にもなりません。 おすすめは、A4サイズのノートを使うことです。 一日一ページ使用し、ページの上には日付と曜日を書き、あらかじめ何種類かの記号を決めておきます。 私が実際に良く使用していたのは、先方の返答待ちなどの未決の案件、先方からの注文などの決定の案件、先々の予約などの未来の案件の三種類です。 電話を受けるごとに、相手先の社名と担当者を記入し、具体的な内容を簡潔に箇条書きで書き込みます。 記号は後から見て、進捗状況などがわかりやすいように色別などで書き込むと良いです。

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